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Configuración Contable

Gestión del plan de cuentas, centros de costo e imputaciones contables.

Descripción​

Sistema de configuración contable que permite estructurar el plan de cuentas jerárquico, definir centros de costo y establecer imputaciones automáticas para integración con sistemas contables.

Plan de Cuentas​

Ruta: /cost-centers-tree

Estructura Jerárquica​

El plan de cuentas sigue estructura estándar contable:

1. ACTIVOS
   1.1 Activos Corrientes
       1.1.1 Efectivo y Equivalentes
             1.1.1.001 Caja
             1.1.1.002 Banco Cuenta Corriente
       1.1.2 Cuentas por Cobrar
             1.1.2.001 Clientes Nacionales
             1.1.2.002 Documentos por Cobrar
   1.2 Activos No Corrientes
       1.2.1 Propiedad, Planta y Equipo
       ...

2. PASIVOS
   2.1 Pasivos Corrientes
       2.1.1 Cuentas por Pagar
             2.1.1.001 Proveedores
             2.1.1.002 Documentos por Pagar
   ...

3. PATRIMONIO
   ...

4. INGRESOS
   4.1 Ingresos Operacionales
       4.1.1 Ventas
             4.1.1.001 Ventas Mercado Público
             4.1.1.002 Ventas Privadas
   ...

5. COSTOS
   5.1 Costo de Ventas
       5.1.1 Costo Productos Vendidos
   ...

6. GASTOS
   6.1 Gastos Administrativos
   6.2 Gastos de Ventas
   6.3 Gastos Financieros
   ...

Gestión de Cuentas​

Crear cuenta:

  • Código (numérico jerárquico)
  • Nombre de la cuenta
  • Tipo (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto)
  • Cuenta padre (nivel superior)
  • Nivel de detalle (resumida o imputable)
  • Estado (activa/inactiva)

Editar cuenta:

  • Cambiar nombre
  • Reclasificar (cambiar padre)
  • Activar/desactivar

Eliminar cuenta:

  • Solo si no tiene movimientos
  • Validar que no tenga cuentas hijas

Cuentas Imputables​

Las cuentas de último nivel son imputables (reciben movimientos contables).

Las cuentas de nivel superior son solo de agrupación.

Centros de Costo​

Ruta: /cost-centers

Definición​

Los centros de costo permiten segmentar gastos e ingresos por área, proyecto o responsable para análisis de rentabilidad.

Ejemplos de Centros de Costo​

  • Administración
  • Ventas
  • Logística
  • Marketing
  • IT
  • Proyecto A, Proyecto B (si aplica)

Configuración​

Crear centro de costo:

  • Código
  • Nombre
  • Descripción
  • Responsable (usuario)
  • Estado (activo/inactivo)
  • Presupuesto asignado (opcional)

Uso en el Sistema​

Los centros de costo se utilizan en:

  • Gastos: Asignar gasto a centro de costo específico
  • Facturas: Imputar venta a centro responsable
  • OC Proveedores: Asignar compra a proyecto
  • Reportes: Análisis por centro de costo

Imputación Automática​

Reglas de Imputación​

Configurar reglas para automatizar la asignación contable:

Ejemplo 1: Facturas de Venta

Si tipo_documento = Factura Venta
Entonces:
  Débito: 1.1.2.001 (Clientes Nacionales)
  Crédito: 4.1.1.001 (Ventas Mercado Público)
  Centro de Costo: Ventas

Ejemplo 2: Gasto de Arriendo

Si categoria_gasto = Arriendo
Entonces:
  Débito: 6.1.1 (Gastos Administrativos - Arriendo)
  Crédito: 1.1.1.002 (Banco)
  Centro de Costo: Administración

Configuración de Imputaciones​

  • Tipo de documento/transacción
  • Cuenta débito
  • Cuenta crédito
  • Centro de costo predeterminado
  • Condiciones especiales

Exportación Contable​

Formatos de Exportación​

El sistema permite exportar datos contables en formatos compatibles con:

  • Excel (formato estándar)
  • CSV (importación genérica)
  • Formato específico por sistema contable (Softland, Defontana, etc.)

Datos Exportados​

  • Fecha de transacción
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Cuenta contable
  • Debe
  • Haber
  • Centro de costo
  • Glosa/descripción
  • Referencia (folio factura, OC, etc.)

Libros Contables​

  • Libro de Ventas: Todas las facturas emitidas
  • Libro de Compras: Todas las facturas recibidas
  • Libro Diario: Todos los movimientos contables
  • Mayor por Cuenta: Movimientos de cuenta específica

Periodo Contable​

Apertura y Cierre​

[Pendiente: Implementación de períodos contables]

Funcionalidades recomendadas:

  • Definir período contable (mes/año)
  • Cerrar período (bloquea modificaciones)
  • Apertura del siguiente período
  • Saldos de arrastre

Conciliación​

Conciliación de Cuentas​

Validar que los saldos del sistema coincidan con:

  • Estado de cuenta bancaria
  • Cartera de clientes
  • Deuda con proveedores
  • Inventario valorizado

Reportes Contables​

  • Balance General (Balance Sheet)
  • Estado de Resultados (P&L)
  • Balance de Comprobación
  • Mayor General
  • Libro Diario
  • Análisis por Centro de Costo

Mejores Prácticas​

  1. Estructurar plan de cuentas antes de operar
  2. Usar nomenclatura estándar (IFRS, FECU, etc.)
  3. Definir centros de costo según estructura organizacional
  4. Configurar imputaciones automáticas para reducir errores
  5. Revisar conciliaciones mensualmente
  6. Cerrar períodos después de validar
  7. Backup antes de cambios en plan de cuentas

Integración con Sistemas Contables​

Si la empresa usa software contable externo (ej: Softland, Defontana):

  1. Configurar exportación compatible
  2. Revisar formato requerido
  3. Exportar mensualmente
  4. Importar en sistema contable
  5. Validar cuadratura

Enlaces Relacionados​

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