Gastos
Sistema completo de gestión de gastos con plantillas recurrentes, upload de comprobantes e imputación contable.
Descripción
Módulo integral para registrar, aprobar y controlar gastos de la empresa, incluyendo gastos únicos y recurrentes, con capacidad de adjuntar comprobantes, asignar centros de costo, conciliar con banco y generar reportes contables.
Características Principales
Tipos de Gastos
1. Gastos Únicos
- Registro individual
- Comprobante adjunto (PDF, imagen)
- Fecha específica
- Clasificación por tipo
2. Gastos Recurrentes (Plantillas)
- Definir una vez, aplicar mensualmente
- Ejemplos: arriendos, servicios básicos, suscripciones
- Generación automática mensual
- Posibilidad de ajustar monto cada mes
Gestión Completa
- Upload de comprobantes: Boletas, facturas, recibos
- Visor integrado: Visualización de documentos adjuntos
- Imputación contable: Asignación a centros de costo y cuentas contables
- Conciliación bancaria: Matching con movimientos del banco
- Workflow de aprobación: Pendiente → Aprobado → Rechazado → Pagado
- Filtros avanzados: Por período, estado, tipo, centro de costo
Estados de Gasto
| Estado | Descripción | Acciones |
|---|---|---|
| Pendiente | Registrado, esperando aprobación | Aprobar, Rechazar, Editar |
| Aprobado | Validado, listo para pagar | Pagar, Cancelar |
| Rechazado | No aprobado | Ver motivo, Eliminar |
| Pagado | Pago procesado | Ver comprobante, Conciliar |
Categorías de Gastos
Ejemplos comunes:
- Servicios básicos (luz, agua, internet)
- Arriendos
- Sueldos y honorarios
- Marketing y publicidad
- Insumos y materiales
- Transporte y combustible
- Asesorías profesionales
- Impuestos y patentes
- Mantenciones
- Otros
Imputación Contable
Datos Requeridos
- Centro de costo
- Cuenta contable
- Proyecto (opcional)
- Descripción
- Monto neto
- IVA
- Monto total
Exportación Contable
- Formato Excel para importar a software contable
- Libro de compras
- Resumen por centro de costo
- Análisis de gastos por categoría
Conciliación con Banco
- Matching automático por monto y fecha
- Validación de pagos
- Control de gastos vs. egresos bancarios
- Detección de discrepancias
Gastos Recurrentes - Plantillas
Configuración
Nombre: Arriendo Oficina
Monto: $500.000
Frecuencia: Mensual
Día de generación: 5 de cada mes
Centro de costo: Administración
Cuenta: Arriendo y Patentes
Generación Automática
- Cloud Function ejecuta el día configurado
- Crea gasto pendiente de aprobación
- Notifica a responsable
- Permite ajustar monto si es necesario
Filtros y Búsqueda
- Por rango de fechas
- Por estado
- Por categoría/tipo
- Por centro de costo
- Por responsable de aprobación
- Por proveedor
- Por monto (rango)
Reportes
Reportes Disponibles
- Gastos por período
- Gastos por categoría
- Gastos por centro de costo
- Comparativa períodos
- Proyección de gastos
- Gastos pendientes de pago
Formatos
- PDF (resumen ejecutivo)
- Excel (detalle contable)
- CSV (integración con otros sistemas)
Workflow de Aprobación
Registrar Gasto → Adjuntar Comprobante → Solicitar Aprobación → Manager Aprueba → Programar Pago → Pagar → Conciliar
↓
Manager Rechaza → Notificar
Integraciones
- Banco - Conciliación de pagos
- Facturas de Compra - Algunos gastos son facturas de proveedores
- Plan de Cuentas - Imputación contable
- Centros de Costo - Asignación presupuestaria
- Estado de Resultados - Consolidación de gastos
Mejores Prácticas
- Adjuntar siempre comprobante legible
- Categorizar correctamente para análisis
- Aprobar gastos prontamente
- Revisar gastos recurrentes mensualmente
- Conciliar con banco regularmente
- Exportar mensualmente para contabilidad