Gastos
Sistema completo de gestión de gastos con plantillas recurrentes, retención, comprobantes adjuntos, conciliación bancaria e imputación contable.
Descripción
Módulo integral para registrar y controlar gastos de la empresa (únicos y recurrentes), con cálculo de retenciones, adjunto de comprobantes, asignación contable, conciliación bancaria y registro de pagos.
Crear / Editar un gasto
El formulario (modal) varía según el Tipo de Gasto:
- Remuneraciones — Líquido a pagar + Pago de imposiciones; el monto total es la suma de ambos.
- Boleta de honorarios — Monto bruto y retención; el monto neto es bruto − retención.
- Gasto General — Si tiene factura, se ingresa monto neto y monto IVA (el IVA se calcula automáticamente como 19% del neto) y el total es neto + IVA.
Campos comunes: descripción, fecha, número de documento, RUT y nombre del beneficiario, y carga de uno o varios comprobantes (imagen o PDF).
Retención
Para boletas de honorarios el usuario ingresa el monto bruto y la retención, y el sistema calcula el líquido. En remuneraciones se manejan líquido, imposiciones y bruto. En gastos con factura se desglosa neto + IVA.
Modales / acciones por gasto
- Formulario — Crear o editar el gasto (deshabilitado en estados terminales).
- Visor de recibo — Visualiza los comprobantes adjuntos.
- Conciliación — Cruza el gasto con movimientos bancarios u otros documentos.
- Asignación contable — Distribuye el monto entre centros de costo (código y nombre del centro, monto, porcentaje y observación); el total asignado debe igualar el total del documento.
- Plantilla recurrente — Edita la plantilla del gasto recurrente.
- Pago — Registra un pago (monto, fecha, comentario y comprobante opcional); calcula el saldo pendiente respecto del total.
Gastos recurrentes
Se definen una vez y generan instancias automáticamente. Frecuencias disponibles:
- Mensual
- Semanal
- Anual
Al editar la plantilla, se elige el alcance del cambio: Solo gastos futuros nuevos, Desde una fecha específica o Todos los gastos de la serie (mostrando una vista previa de las próximas 5 ocurrencias).
Imputación contable
Datos por asignación: centro de costo (código y nombre, agrupado por categoría), monto, porcentaje (calculado sobre el total) y observación. El total de las asignaciones debe coincidir con el total del gasto.
Estados de Gasto
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Registrado, sin enviar a aprobación |
| Programado | Agendado para una fecha |
| Pendiente de Aprobación | Esperando validación |
| En Revisión | En análisis |
| Aprobado | Validado, listo para pagar |
| En Proceso de Pago | Pago iniciado |
| Rechazado | No aprobado |
| Pagado Parcialmente | Pago parcial registrado |
| Pagado | Pago completo |
| Cancelado | Anulado por el usuario |
| Anulado | Anulado |
Las transiciones de estado están controladas: no todos los estados pueden pasar a cualquier otro.
Filtros y búsqueda
- Desde / Hasta — Período por mes.
- Estado — Filtra por estado del gasto.
- Búsqueda de texto — Por descripción o código/nombre del centro de costo.
- Orden — Más recientes o más antiguos primero.
Exportación a Excel
Botón Exportar. Incluye: Folio, Fecha, Descripción, Monto, Estado, Afecta EERR, Cuenta(s) Contable(s), Recibo, Conciliado con y Creado por. Opción de incluir compromisos futuros (instancias recurrentes pendientes proyectadas).
Integraciones
- Banco - Conciliación de pagos
- Facturas de Compra - Algunos gastos provienen de facturas de proveedores
- Plan de Cuentas / Centros de Costo - Imputación contable
- Estado de Resultados - Consolidación de gastos
- Pago de Gastos (Planificador) - Planificación de la salida de caja